Warum Ihre PowerPoint-Folien Ihr Publikum Irritieren

Viele Geschäftspräsentationen verwenden heute eine publikumsunfreundliche Praxis, Folien zu verwenden, die mit Text überladen sind. Es ist verlockend zu glauben, dass dies für ein internationales Publikum hilfreich sein könnte. Aber für die Mehrheit des international gemischten Publikums, dessen Sprachkenntnisse in der Regel ausreichen, um mitzumachen, wird es eine Ablenkung sein.

Genauer gesagt wissen wir aus eigener Erfahrung, dass das Lesen von Aufzählungssätzen bei gleichzeitigem Versuch, dem Gespräch des Sprechers zu folgen, eine schwierige Übung ist. Das liegt daran, dass Text, der auf eine Leinwand projiziert wird, nicht wirklich „visuelle Unterstützung“ an sich ist, auch wenn wir es mittlerweile so sehen. Tatsächlich ist daran überhaupt nichts Visuelles.

Text ist auf seiner grundlegendsten Ebene ein Symbol (Buchstaben, Sätze) eines anderen Symbols (gesprochene Wörter), das etwas in unserer Umgebung repräsentiert. Im Wesentlichen erfordert das Lesen, dass der Verstand Symbole auf zwei Abstraktionsschichten dekodiert, wobei sich jede nachfolgende Schicht mit einer langsameren Verarbeitungsgeschwindigkeit bewegt. Objekte, die wir sehen (z. B. ein Baum), gelangen mit Lichtgeschwindigkeit zu unseren Augen. Gesprochene Sprache erreicht unser Ohr mit Schallgeschwindigkeit, aber die Entschlüsselung des Klangs der Wörter, die wir hören, ist noch ein langsamerer Prozess. Und das Lesen ist im Vergleich zum Sehen und Hören extrem langsam. Aus diesem Grund ist das Betrachten bildbasierter „Visuals“ während einer Präsentation mühelos, da es das Publikum nach oben in seinen schnellsten kognitiven Verarbeitungsmodus versetzt. Das Anzeigen von Text bewirkt das Gegenteil. Es versetzt das Publikum in den langsamsten Verarbeitungsmodus, was es fast unmöglich macht, mit dem Sprecher Schritt zu halten.

Es ist hilfreich, wenn die Worte, die wir lesen, in unserem Kopf ein fließendes Bild erzeugen, wie es eine Geschichte in einem Roman tut. Aber die meisten Geschäftspräsentationen sind eine Sammlung fragmentierter Ideen, geschrieben als Aufzählungszeichen, die das Publikum lesen muss, während es dem Moderator in jedem Tempo folgt, in dem er spricht. Das Lesen, Zuhören und manchmal auch das Betrachten von nicht verwandten Bildern (bei Grafikern als dekorative Ablenkung bekannt) kann unsere kognitiven Prozesse leicht überlasten. Die meisten von uns können es nicht. Wir hören entweder zu oder lesen, aber nicht beides.

Darüber hinaus können Textfolien einfach schrecklich anzusehen sein. Wenn wir ehrlich sind, müssen wir wahrscheinlich zugeben, dass unsere eigenen Folien nicht für das zuhörende Publikum gedacht sind. In den meisten Fällen verwenden wir sie als Skript für uns selbst und reduzieren die Präsentation auf eine absurde Übung in PowerPoint-Karaoke.

Was können wir also tun, um unserem Publikum wirklich zu helfen? Zunächst müssen wir unsere Präsentationen straff strukturieren, damit sie gut fließen und eine zusammenhängende Handlung aufweisen. Dies allein wird die Verwendung von Text auf Folien überflüssig machen. Dies bedeutet auch, dass wir die wichtigsten Punkte unserer eigenen Geschichte lernen müssen und uns nicht auf Textfolien für unsere Gesprächsnotizen verlassen müssen. Das soll nicht heißen, dass gute Redner keine visuelle Unterstützung verwenden. Wenn sie dies jedoch tun, sind sie wirklich visuell (d. h. Diagramme, Diagramme, relevante Bilder) und hilfreich beim Verständnis einer Idee.

Wir können auch zwei sehr einfache Richtlinien für die Gestaltung von Folien befolgen, die von Grafikdesignern angeboten werden. Zunächst fragen wir uns, wo wir sie wirklich brauchen. Wo wird es unbedingt notwendig sein, dem Publikum zu helfen, einen Punkt zu verstehen? Normalerweise wird es benötigt, um eine komplexe oder komplizierte Idee für das Publikum verständlicher zu machen. In anderen Fällen können Folien verwendet werden, um dem Publikum ein überzeugendes Beispiel dafür zu zeigen, worauf Sie sich beziehen (z. B. ein abgeholzter Regenwald, eine Smogdecke über einer Stadt oder ein Vorher-Nachher-Vergleich). Was auch immer der Inhalt ist, es wird für das Publikum einfacher sein, Ihre Idee zu verarbeiten und sich zu merken, wenn sie es sehen – und nicht nur darüber lesen.

Als nächstes müssen Sie fragen, ob Sie die Idee effektiv veranschaulichen können oder ob Sie Hilfe benötigen. Visuals sollten selbst nicht zu kompliziert sein – das Publikum kann sich den Kopf kratzen und sich fragen, was es sieht. Beim Betrachten eines Visuals, typischerweise einer PowerPoint-Folie, sollte es schnell einen „Aha“-Effekt hervorrufen, eine „Jetzt verstehe ich“-Reaktion. Wenn es dieses einfache Kriterium nicht erfüllt, besteht eine gute Chance, dass die Folie(n) neu gestaltet oder sogar verworfen werden müssen.

Auch hier eignen sich Textfolien gut als Handouts und sollten einem internationalen Publikum zum späteren Nachschlagen gegeben werden. Aber Text ist eine Ablenkung und für die meisten Zuschauer normalerweise verwirrend, wenn er auf eine Leinwand projiziert wird. Es wird eine ansonsten gute Präsentation sabotieren. Letztlich hält man sich in Sachen visueller Unterstützung am besten an ein altes chinesisches Sprichwort: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Die Umkehrung dieser Formel führt nur zu Verwirrung und Irritation – in jeder Kultur